Вопрос дня: Ваша компания готова к удалённой работе?

Наталья Арабова, заместитель генерального директора АО «Федеральная грузовая компания» (ФГК) по корпоративному управлению:

– Сегодня большинство сотрудников ФГК работает дистанционно. Это стало возможно благодаря автоматизации бизнес-процессов компании. В ФГК и ранее была техническая возможность удалённого доступа сотрудников к рабочему месту. Поэтому мы смогли перейти на новый режим работы в течение трёх дней без потери оперативности и без снижения эффективности. Подчеркну, что с переходом на удалённую работу предприятие, как и всегда, выполняет все обязательства перед клиентами и партнёрами.

На местах в представительствах ФГК в Москве и Казахстане, филиалах и агентствах транспортного обслуживания на всей сети российских железных дорог остаётся минимальное количество специалистов, которые обеспечивают оперативную работу по управлению парком компании и контролю перевозочного процесса.

Мы понимаем, что дистанционная работа требует большей собранности, ответственности, сосредоточенности, так как при таком режиме появляются дополнительные отвлекающие факторы. При этом функциональные обязанности сотрудников остаются на том же уровне, что и при привычном режиме работы. Уверена, что наш коллектив успешно преодолеет этот период и справится со всеми стоящими перед нами задачами.

Режим удалённой работы помогает максимально оградить пожилых людей и людей с хроническими заболеваниями, которые находятся в группе риска, от распространения инфекции. Все сотрудники ФГК с пониманием относятся к сложившейся ситуации, проявляют сознательность, ответственность и взаимоподдержку.

Денис Семёнкин, заместитель председателя Ассоциации операторов железнодорожного подвижного состава:

– Практически все члены нашей ассоциации – малые и средние операторские компании – оказались готовы к работе из дома с помощью телефона, электронной почты и Skype, потому что по сути операторская работа и так удалённая – мы дистанционно управляем вагонным парком, отслеживаем его, организуем ремонт. Конечно, были некоторые технические трудности, связанные с подключением сотрудников к сети и серверному оборудованию, но в современных условиях это оказалось быстро преодолимо – пришлось докупить технику для работников, переведённых на дистанционный режим.
Однако никакой эффективной удалённой работы на постоянной основе не получается. Это только временный вариант, хотя и лучший из того, что могло бы быть, если бы, к примеру, сотрудники вообще не работали. Все до единого отмечают резкое снижение производительности труда и мотивации. Работа непосредственно при взаимодействии человека с человеком в офисе даёт гораздо больший результат с точки зрения проявления инициативы, появления новых идей и открытий.

Поэтому мы с нетерпением ждём времени, когда сможем вернуться обратно в офис.

Кроме того, есть ряд работ, в частности связанных с ремонтом и обслуживанием подвижного состава и со складской деятельностью, которые невозможно выполнять, находясь дома. Такие сотрудники вынуждены посещать свои рабочие места, несмотря ни на что.

Елена Шутюк, коммерческий директор логистической компании IML:

– Да, мы были готовы к удалённой работе, так как заблаговременно приняли меры предосторожности. Все сотрудники, которые могут работать удалённо, перестали приходить в офис ещё за две недели до объявленного карантина. В IML выстроены все процессы, сотрудники пользуются CRM-системами (прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с клиентами. – Ред.) и корпоративными чатами, поэтому на качество работы переход на «удалёнку» не повлиял.

Большой минус – исключение персонального контакта: в некоторых ситуациях личные встречи оказываются эффективнее. С другой стороны, сотрудники не тратят время и силы на дорогу, не устают и, соответственно, успевают выполнить больше задач.

Дмитрий Лагун, генеральный директор международной логистической группы компаний AsstrA:

- Практика удаленной работы в компании AsstrA появилась еще в 2008 году. Благодаря IT-технологиям сотрудники могут обслуживать клиентов, взаимодействовать с поставщиками и проводить видеоконференции из дома. Поэтому сейчас, при вынужденном переходе некоторых офисов на домашний режим, для сотрудников ничего экстраординарного не происходит. Рабочий процесс никак не меняется. Это плюс, ведь нет лишнего стресса. Особенно когда во многочисленных регионах атмосфера и так близка к панической. Первыми на формат home office перешли сотрудники шанхайского офиса – с января 2020 года. С середины февраля удаленно начали работать офис в Бергамо. Далее на такой формат перешли офисы в Варшаве, Вильнюсе и Праге. Управляющие филиалов внимательно следят за ситуацией в регионах, придерживаются рекомендаций властей и оперативно на них реагируют. На сегодняшний момент к офисам, работающим в удаленном режиме, добавились представительства AsstrA в Киеве и Алматы. Также, естественно, российские подразделения AsstrA сейчас работают удаленно.

Спасает, что мы задумались о будущем в технологиях и использованию открывающихся перспектив еще 12 лет назад. Объективные трудности – пропускные способности интернет-провайдеров, выстраивание отношений с дата-центрами, организация дублирования каналов связи, устойчивость работы систем и скорость отклика. Это те задачи, которые необходимо решить, выстраивая централизованную IT-инфраструктуру. И конечно же – безопасность. 

Важно выстроить систему мотивации, которая будет ставить результат во главу угла. Которая будет поддерживать вовлеченность сотрудников в дела компании. При удаленной работе это чрезвычайно важно. Необходимо внедрить процесс учета рабочего времени, в которой будет отображаться информация о сотрудниках – кто работает, кто отдыхает, кто болеет, кто находится в отпуске или командировке. Полезно выстроить механизм оценки результативности как подразделений, так и личных результатов, если того требует бизнес-модель. Сотрудники и руководители должны уметь работать удаленно, оставаясь командой. Отделы и рабочие группы должны быть готовы к «виртуальным» собраниям и планеркам. Сегодня главное – сохранять спокойствие. Все пройдет, и это тоже. В Китае ситуация продлилась 2,5 месяца, после которых напряжение из-за эпидемии спало. Сотрудники шанхайского филиала после карантина вернулись к работе в офисе, как и большинство китайских компаний. Ситуация в Китае постепенно нормализуется. Рассчитываем, что в Европе продлится не дольше. Команда AsstrA продолжает работать. Сегодня логистика чрезвычайно важна, ведь кто-то должен доставить товары первой необходимости на полки магазинов и потребителям.

Андрей Кравец, заместитель генерального директора по коммерции АО «Первая грузовая компания» (ПГК):

– Как только стало известно об эпидемии в Китае, мы приступили к разработке собственной стратегии безопасной и эффективной работы в условиях вирусной угрозы. Все партнеры компании могут быть на связи с сотрудниками ПГК посредством мобильной связи, Skype, переписки по электронной почте и общению через мессенджеры. Кроме того, всем работникам компании было рекомендовано сделать переадресацию звонков с рабочих телефонов на свои смартфоны.

IT-подразделение компании позаботилось о том, чтобы все необходимые программы были доступны удаленно. Руководители подразделения организовали систему отчетности для получения обратной связи от своих подчиненных. Таким образом рабочий процесс находится под полным контролем даже тогда, когда основная часть людей работает удаленно.

Особенно важно, что партнеры, заключившие с ПГК контракт, могут пользоваться «Личным кабинетом» и узнавать о том, где сейчас вагоны, когда они прибудут, смотреть историю операций и многое другое. Это упрощает и ускоряет нашу совместную работу.

Станислав Егоров, руководитель IT-отдела логистической компании «ДАКСЕР»:

- Сотрудники нашей компании давно имели возможность работать из дома, например, в случае болезни или командировки. Пришлось решить несколько вопросов с оргтехникой, но мы быстро решили поставленные задачи, даже для тех, у кого не было дома интернета. 
К плюсам удаленной работы можно отнести экономию на аренде и времени на дорогу, что уменьшает стресс и усталость от общественного транспорта. Также не стоит забывать, что такой формат уменьшает вероятность заболеть. Еще это дает возможность внедрить электронный документооборот и изменить некоторые бизнес-процессы. 

Обратной стороной является низкая социальная активность. Также важна самодисциплина, так как не все могут не отвлекаться на домашние дела. Бумажный документооборот также можно отнести к минусам.